Mail aziendale: stop allo “spionaggio” dopo il licenziamento

Il Garante sanziona la pratica dell’inoltro automatico: «L’account deve essere rimosso». Tutelata la dignità e la riservatezza del lavoratore anche dopo la fine del contratto.

Non è lecito mantenere attivo l’account mail di un ex dipendente per continuare a monitorarne le comunicazioni o intercettare contatti commerciali. Il caso nasce dalla denuncia di un lavoratore licenziato che aveva scoperto come la sua vecchia casella di posta non solo fosse ancora attiva, ma che tutti i messaggi in entrata venissero dirottati automaticamente verso il profilo di un superiore o di un collega.

La decisione del Garante: i limiti del datore di lavoro

L’Autorità ha censurato duramente il comportamento dell’azienda, evidenziando come il monitoraggio post-licenziamento violi i principi di minimizzazione e trasparenza previsti dal GDPR:

• Obbligo di disattivazione: Al termine del rapporto di lavoro, l’account deve essere chiuso in tempi rapidi.
• Divieto di inoltro (forward): L’inoltro sistematico della posta in arrivo verso un altro account è illegittimo, poiché permette al datore di accedere a comunicazioni potenzialmente private o non più pertinenti all’attività lavorativa dell’ex dipendente.
• Diritto alla dignità: Mantenere attivo il nome e cognome di un lavoratore (nel formato nome.cognome@azienda.it) dopo l’uscita dall’azienda può creare confusione e ledere la reputazione del soggetto.

Cosa deve fare l’azienda? (La procedura corretta)

Per non incorrere in pesanti sanzioni, le imprese devono adottare un protocollo trasparente:

1. Avviso di chiusura: Prima della disattivazione, il lavoratore può essere autorizzato a recuperare messaggi strettamente personali o a impostare una risposta automatica.
2. Messaggio automatico (Autoreply): È lecito impostare, per un periodo limitato, una risposta automatica che informi dell’interruzione del rapporto e indichi un nuovo indirizzo di riferimento aziendale.
3. Cancellazione definitiva: Dopo un breve periodo di transizione, l’indirizzo mail deve essere rimosso dai server e l’account sospeso.

Le conseguenze della violazione

L’azienda in questione è stata obbligata alla sospensione immediata dell’indirizzo e rischia sanzioni amministrative pecuniarie. Il principio è chiaro: il “patrimonio informativo” aziendale non può giustificare l’invasione della sfera privata del cittadino.

«La mail aziendale non è un territorio franco dove tutto è permesso», commentano gli esperti di diritto del lavoro. «La tutela della privacy sopravvive alla fine del contratto».

Un monito per i reparti IT

Questa decisione impone ai dipartimenti IT e alle Risorse Umane di aggiornare le procedure di offboarding. La mancata disattivazione non è più solo una dimenticanza tecnica, ma un illecito civile e amministrativo.

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